Podcast - 11 - Come gestire il ticketing di eventi

Versione testuale del podcast

Buongiorno, buon Martedì a tutti da Stefano e da Clappit.
Oggi torniamo con i nostri podcast sulla biglietteria per parlare direttamente a tutti gli organizzatori di eventi che devono scegliere una piattaforma di ticketing. Allora ci è sembrato doveroso dare alcuni punti fondamentali per aiutarli a decidere così più responsabilmente.

Presenterò quindi, le cinque principali complessità della gestione del ticketing.
Le macro complessità che bisogna sapere, che bisogna conoscere, perché, ahimè devo dirlo, mi spiace se ancora un organizzatore di eventi non l'avesse scoperto, ma oltre ad avere mille pensieri, mille attività per organizzare la produzione dell'evento è corretto che prenda con grande serietà anche tutto ciò che riguarda la gestione della biglietteria dell'evento.

Quindi non solo semplicemente la vendita online dei biglietti o al luogo dell'evento, ma anche controllo accessi, l'afflusso, la disposizione della venue, la scelta della venue. Insomma sono tantissime attività che riguardano più o meno la biglietteria e queste devono essere considerate molto attentamente. Vedremo quindi tra poco, quali sono i cinque, i cinque punti fondamentali da tenere in grande considerazione.

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Torniamo ora dal nostro organizzatore che deve, ha questa responsabilità di scegliere, di capire la gestione della biglietteria del suo evento perché poi quasi sempre a torto o a ragione, sicuramente nella sua mentalità la produzione dell'evento e la buona riuscita dello spettacolo, della performance, o anche dell’evento aziendale e il suo primo pensiero non è mai la biglietteria. E questo da un certo punto di vista è comprensibile però poi bisogna riuscire anche a dare, come dicevamo prima, la giusta importanza anche alla scelta della biglietteria.

Parliamo di scelta della biglietteria perché da questa decisione poi scaturiscono tutta una serie di attività che vanno ad impattare anche su quello che è il successo dell'evento. Quello che è il desiderio dell’organizzatore che, a parte l'aspetto economico chiaramente in primis, di vendere i biglietti, è anche quello di assicurare altre forme di successo ad un evento come quello ovviamente della sicurezza degli spettatori.

Tra l’altro va da sé che un organizzatore o responsabile di un teatro, o comunque delle persone delle società, che devono gestire, organizzare, tanti eventi durante l'anno si preoccuperanno molto di più di una biglietteria, saranno anche ovviamente anche più esperti e rispetto a un organizzatore, magari anche un nuovo organizzatore, che decide di lanciarsi in questo mercato, vendere un evento, produrre il suo evento, una volta all'anno. Quindi, questo può essere scontato, però a livello di decisione poi fondamentalmente non cambia tanto perché tutti e due dovranno far fronte a tutta una serie di criticità.

E abbiamo proprio deciso di fare questo podcast per dare più elementi, più punti di vista all'organizzatore per quanto riguarda la scelta e la gestione anche poi di quello.
Quali sono i motivi che portano a scegliere una biglietteria piuttosto che comunque sapere cosa effettivamente serve all'organizzatore perché poi ci sono gli eventi sono veramente, sempre dei casi a sé stanti, non ce n'è mai uno uguale all'altro e quindi per quanto ci riguarda perlomeno, per noi di Clappit che facciamo, diamo dei servizi molto personalizzati per noi ogni evento è una storia nuova, è una nuova avventura.

Tra l'altro sembra un controsenso perché, in genere, la prima fonte di successo di un evento consiste proprio nella vendita dei biglietti. Adesso, chiaramente, ci possono essere dei casi differenti legati magari più a sponsorizzazioni piuttosto che eventi aziendali che hanno altri obiettivi. Ma una cosa è sempre, questa qui vale per tutti, ma anche per qualsiasi tipo di evento, che sia aperto gratuito, aziendale, di spettacolo, qualsiasi evento l'organizzatore vuole solo e sempre una cosa: il sold-out. Vuole la location piena, perché se non è per incassare è perché c'è la TV.

La TV chiaramente non può permettersi di avere degli spalti vuoti, degli sponsor non si possono permettere di non avere un ritorno almeno di visibilità da parte del pubblico quindi, quello che vogliono tutti gli organizzatori e questo vale per tutti i tipi di evento, è la location piena, il palazzetto gremito di spettatori, di fan.

Quindi, torniamo ai nostri aspetti critici del ticketing che è necessario conoscere per poter fare una scelta di un partner più affidabile è più adatto anche al tipo di evento che l'organizzatore vuole promuovere.

Allora, il primo aspetto critico consiste, abbiamo detto tante volte, nella normativa fiscale relativa alla vendita dei biglietti di spettacolo ed intrattenimento.
(Per maggiori informazioni ascolta il podcast dedicato alla biglietteria fiscale).

Questo l'abbiamo detto tante volte, lo andremo a ripetere sempre, ci capita di ricevere dei contatti o delle richieste di informazioni o di vedere troppi eventi ancora che sono gestiti da organizzatori che ignorano, ma non per qualche motivo particolare, neanche in malafede, cioè proprio non lo sanno. Nessuno, tantomeno la piattaforma che utilizzano si guarda bene di avvisare l’organizzatore che è quello che poi riceve le multe, le sanzioni attenzione! Ora, tornando al nostro argomento la prima criticità è quindi, l'esistenza di una normativa e la necessità, l’obbligo di essere compliant a quello che sono le regole.

E questo non è solo una problematica della biglietteria, nel senso di realizzare una piattaforma che sia correttamente certificata, è anche una complessità dell'organizzatore che deve conoscere, perlomeno, alcuni aspetti legati alla normativa

E quindi collaborare con una piattaforma che gli consente di essere più sicuro, più veloce, gestire in maniera più semplice tutto quello che sono le trasmissione dei dati con le autorità, è uno dei primi  aspetti da valutare nella scelta di una piattaforma di biglietteria.

Soprattutto quando si prendono in considerazione realtà non italiane che hanno la fortuna, o la sfortuna, di non essere così dentro mentalmente a degli aspetti burocratici o fiscali, così come lo siamo abituati noi italiani.

L’aspetto di regolamentazione è quindi importantissimo però ci sono anche tantissimi eventi, tipo gli eventi aziendali che non richiedono l'utilizzo di una biglietteria certificata, di una biglietteria fiscale, ma che comunque hanno la necessità di utilizzare una piattaforma per inviare i biglietti o controllare gli accessi.

Ecco vediamo quindi qual è il secondo punto, la seconda criticità della biglietteria, del ticketing. E che coinvolge più attori, diciamo almeno quattro: l'organizzatore, la venue (o location), la biglietteria stessa e lo spettatore.

E tra l’altro questa filiera può anche aumentare di diverse figure a seconda della situazione. Ma anche rimanendo diciamo, ad una comunicazione a quattro, è anche comprensibile come sia difficile soddisfare tutti a partire dai fan, che sono poi il motore di ogni evento.
Per noi non esiste campione, non esiste star senza fan, poi chiaramente anche l'organizzatore stesso, la biglietteria e il gestore della venue devono essere super soddisfatti di quello che è l'andamento è il successo dell'evento.

La complessità di avere quattro, diciamo, tipologie di persona che devono lavorare, comunicare, essere sempre allineati, scambiarsi file, scambiarsi tante informazioni, tipi di documento diversi. Questo aumenta quello che è comunque, la complessità, la gestione di un evento anche così, solo da un punto di vista digitale.

Ecco rimaniamo in ambito online perché è dove avviene la maggior parte della vendita dei biglietti per continuare e parlare del terzo, il terzo aspetto critico dell'attività di ticketing.
Perché tutti conoscono, tutti… diciamo che l'idea di un e-commerce è molto più così chiara un po' nella mente più di una persona. Mentre il ticketing può essere paragonato ecco, ad un e-commerce elevato all'ennesima potenza perché presenta tutte le criticità di una vendita online, di un e-commerce ma con l'aggiunta di tantissimi altri aspetti particolari da dover gestire.

Perché si, ad un e-commerce, ad una vendita on-line può seguire una spedizione, la gestione di una spedizione, aspetto che tra l'altro c'è anche la biglietteria.

Perché può essere spedito il biglietto, può essere... il biglietto stesso può essere di diversi tipi e può essere inviato in diverse maniere. Per noi la spedizione è già più complicata di una qualsiasi spedizione di un prodotto comune che possiamo comprare su un Amazon qualsiasi. Ma senza addentrarci in questo particolare di cui però parleremo in un altro podcast perché, comunque, ci sono tante cose da dire anche in quel senso. L'aspetto più importante è il quarto motivo che presenta il ticketing come complessità è che non si esaurisce quindi dopo l'acquisto online del biglietto ma si manifesterà sul campo, si manifesterà il giorno dell'evento.

Cioè il giorno dell'evento è chiaramente, l’abbiamo già detto altre volte in altri podcast, il live è sicuramente una grandissima emozione ma è anche una criticità incredibile, è proprio dove si concentrano tutti gli sforzi, messi in campo soprattutto dall’organizzatore che ha seguito tutti gli aspetti dalla produzione appunto, speriamo dopo questo podcast, anche della biglietteria.

E la complessità è proprio nel riuscire a prevedere al meglio ciò che si potrà manifestare durante il live perché non andrà mai, non andrà mai tutto come previsto, ma l'esperienza in questo caso di chi ci supporta, dei partner e dello stesso organizzatore, quindi torniamo alla scelta della piattaforma e dei collaboratori giusti, ci permetterà di essere più tranquilli più sicuri.

E a proposito di sicurezza, è un'altra complessità, la quinta complessità: è l'aspetto di garantire un livello di sicurezza importante agli spettatori. E la biglietteria contribuisce in un certo qual modo alla sicurezza dell'evento perché, da un lato, anche solo il fatto di evitare frodi, al di là dell’aspetto ovviamente fondamentale, importantissimo, economico, quindi di non avere un danno economico.

Ma anche il fatto di controllare quello che sono le capienze, la capacità, che ha un limite ricordiamo anche fiscale, tra l’altro delle location, delle venue, voglio dire se sono previste 2.000 persone e ne entrano 4.000 è un problema di sicurezza. Adesso ho estremizzato chiaramente il concetto per spiegarmi però la sicurezza dell’evento dipende anche da questo. Dipende dal controllo accessi perché la gente deve poter entrare in un modo umano, in un modo comodo, in modo sicuro.
(Ti sei perso il podcast sul controllo accessi? Ascoltalo ora).

Questi, quindi, sono i cinque principali motivi, i cinque principali punti su cui ogni organizzatore dovrebbe fare delle giuste riflessioni e considerazioni prima di prendere una decisione in merito alla biglietteria da utilizzare.
Oltre chiaramente a quello che sono tutte le valutazioni di funzionalità e le valutazioni economiche.

Se avete chiaramente per qualsiasi dubbio, qualsiasi suggerimento potete anche scriverci o nei commenti, nel caso ci ascoltiate su YouTube, così come potete scrivere alla nostra e-mail.

Il podcast di oggi termina qui, vi do appuntamento come sempre a Martedì prossimo alle 9:00 di mattina, un grande saluto da Stefano e da Clappit, ciao!

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